Anrufer, die keinen Gesprächspartner persönlich in der Firma erreichen, können mithilfe einer Telefonansage wichtige Informationen erhalten. Welche Nachrichten für Kunden, Klienten und Geschäftspartner aufs Band gesprochen werden, hängt von der zu vermittelnden Botschaft ab. Wichtig ist, dass die Informationen verständlich sind und der Anrufer sich informiert fühlt.

Anrufer höflich begrüßen

Höflichkeitsformen zeugen von einem gesitteten Umgang und werden von Kunden und Geschäftspartnern sehr geschätzt. Wer gleich mit der Tür ins Haus fällt und nur mitteilt, wann ein Gesprächspartner der Firma persönlich zu erreichen ist, bringt die Nachricht prägnant auf den Punkt. Viele fühlen sich dadurch jedoch nicht wertgeschätzt, was dazu führen kann, dass potenzielle Neukunden sich abwenden.

Firmen dürfen bei ihrer Telefonansage kreativ agieren, es muss aber für die Branche angemessen sein. Ein Bestattungshaus, welches eine Telefonansage für Angehörige eines Verstorbenen bereitstellt, speichert eine allgemeine Beileidsbekundung. Fröhliche und lustige Telefonansagen sind unter anderem für Kinderspielzeughersteller oder Fast-Food-Restaurants geeignet.

Ansage der Geschäftszeiten

Büro- und Geschäftszeiten sind sehr wichtig, viele finden die Informationen online, sofern sie bestehen, nicht auf Anhieb. Außerdem nutzen vor allem Senioren noch häufig den telefonischen Kontakt zu Firmen.

Weichen die Geschäftszeiten mehrmals wöchentlich oder täglich voneinander ab, ist für jeden einzelnen Werktag die Geschäftszeit anzugeben.

Telefonansage für besondere Anlässe

Ist die Firma über die Feiertage geschlossen, heißt das, dass in dieser Zeit mehrere Personen anrufen können, obwohl davon auszugehen ist, dass das Telefon an Ostern, Weihnachten oder Neujahr nicht persönlich besetzt ist. Die Telefonansage für Weihnachten und Neujahr darf mit deutlich wahrnehmbarer Weihnachtsmusik unterlegt sein. Es ist darauf zu achten, dass die Sprachansage dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Allgemein wird den Anrufern frohe Weihnachten und ein guter Rutsch oder Start ins neue Jahr gewünscht. In der weiteren Telefonansage sollten mindestens folgende Informationen enthalten sein:

Angaben zur Schließungszeit über Weihnachten und Neujahr, schließlich nehmen einige Firmen zwischen den Ereignissen an Werktagen den Dienst wieder auf. Ist das nicht der Fall, ist den Anrufern zu übermitteln, wann die Firma im neuen Jahr erstmalig wieder zu erreichen ist. Gibt es zum Start im neuen Jahr eine Sonderaktion für Kunden, ist die Telefonansage ein gutes Medium, um seine Kunden darüber zu informieren.

Warteschleifen inklusive Telefonansage

Wer selbst einmal das Vergnügen hatte, eine Firma zu kontaktieren und anschließend in der Warteschleife „festhing“, wird verstehen, dass einige Anrufer bereits nach wenigen Minuten wieder auflegen. Die musikalische Untermalung der Telefonansage ist gut, um dem Kunden zu vermitteln, dass das Gespräch aktiv ist und die Weiterleitung bald erfolgt. Nicht zu wissen, wie lange das noch dauert bei unsauberen musikalischen Klängen, ist für manche eine Herausforderung.

Mit der richtigen Software werden eingehende Anrufe nach ihrer Relevanz sortiert. Jeder Anrufer bekommt eine Nummer zugewiesen mit dem Hinweis, wann der nächste Gesprächspartner verfügbar ist. Das hilft den Anrufern zu entscheiden, auf einen Gesprächspartner zu warten oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut anzurufen.

Telefonansage mit Menüfunktion

Firmen, die ihren Kunden mehrere Informationsoptionen bieten, können diese in drei bis vier Menüfunktionen unterteilen. Mittels Tastendrucks wählen Anrufer die für sie relevante Option aus und erhalten eine Sprachnachricht oder können sich zu einem Servicemitarbeiter durchstellen lassen.

Telefonansage regelmäßig aktualisieren

Kunden benötigen immer aktuelle Informationen. Es ist deshalb immer darauf zu achten, dass die bereitgestellten Informationen auf dem neuesten Stand sind.

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