Die Großstadt München ist als ein wichtiges Wirtschaftszentrum innerhalb Deutschlands bekannt. Zahlreiche nationale sowie internationale Unternehmen haben hier ihren Sitz. Um in der Münchner Geschäftswelt Erfolg zu haben, bedarf es jedoch einer effizienten Auftragsbearbeitung. Damit diese gelingt, stellen wir nachfolgend einige Tipps bereit.

Warum die Auftragsabwicklung für Münchner Unternehmen so wichtig ist

Effektives Marketing ist wichtig, allerdings müssen die gewonnenen Kunden auch gehalten werden, um langfristig am Markt bestehen zu können. Hierfür bedarf es einer erfolgreichen Auftragsbearbeitung. Sowohl bei kleinen als auch bei größeren Unternehmen kommt es jedoch häufig zu Problemen bei der Auftragsabwicklung. Zu den hieraus folgenden negativen Konsequenzen gehören unter anderem:

• Lange Durchlaufzeiten
• Missverständnisse
• Verzögerungen
• Reklamationen
• Kundenbeschwerden
• Hohe interne Kosten

Unter Umständen werden durch eine ineffiziente Auftragsbearbeitung Vertragsstrafen verhängt. Im schlimmsten Fall könnte es sogar zur Beendigung der Zusammenarbeit seitens wichtiger Geschäftspartner kommen. Daher ist es von großer Bedeutung, auf eine erfolgreiche Auftragsbearbeitung zu setzen. 

Optimierungen bei der Auftragsbearbeitung

Damit Münchner Unternehmen erfolgreich wirtschaften können, gilt es, die Auftragsabwicklung so effizient wie möglich zu gestalten. Dies ist aufgrund einer großen Anzahl an Schnittstellen und Beteiligten aber nicht immer eine einfache Aufgabe. Dementsprechend ist ein systematisches Vorgehen in diesem Fall von großer Wichtigkeit. 

Ermittlung des Ist-Zustands und Identifizierung von Schwachstellen

Im ersten Schritt geht es darum, die bereits bestehende Auftragsabwicklung genau zu analysieren. Der aktuelle Prozess sollte kritisch hinterfragt werden, um potenzielle Schwachstellen ausfindig zu machen. Hierbei kann unter anderem überprüft werden, ob die jeweiligen Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind oder welche Qualität der Informationsfluss hat. Es sollte darauf geachtet werden, was zuverlässig funktioniert und an welcher Stelle noch Optimierungspotenzial besteht. Dieser erste Schritt sollte mit den Mitarbeitern gemeinsam durchgeführt werden, da diese näher am alltäglichen Geschehen sind. Auf diese Weise erhalten Unternehmen einen guten sowie praxisnahen Überblick über die aktuelle Situation der Auftragsbearbeitung und können die bestehenden Schwachstellen ausmerzen.

Aufsetzen neuer Prozesse

Im nächsten Schritt muss der Prozess der Auftragsbearbeitung neu aufgesetzt werden. Dabei gilt es darauf zu achten, dass alle Teilprozesse berücksichtigt werden und eine genaue Definition der Verantwortlichkeiten erfolgt. Unter anderem muss vorgegeben werden, wie mit internen sowie externen Schnittstellen verfahren werden soll. Zu den unter Umständen erforderlichen Maßnahmen gehören:

• Eliminierung von Prozessschritten
• Neuordnung von Arbeitsschritten
• Parallelisieren von Arbeitsabläufen

Es ist sinnvoll, gewisse Qualitätsstandards vorzugeben und diese mit der nächsten Prozessphase dahingehend zu verknüpfen, dass diese erst gestartet werden kann, wenn die Standards beim vorherigen Arbeitsschritt erfüllt wurden. Der Einsatz von detaillierten Checklisten kann dafür sorgen, dass kein relevanter Arbeitsschritt vergessen wird. Um die Mitarbeitermotivation hochzuhalten, ist ein Einbezug dieser in die Prozessklärung empfehlenswert.

Die richtige Dokumentation

Um den Prozess zu visualisieren und Transparenz zu schaffen, sollten alle Arbeitsschritte, die im Rahmen der Auftragsbearbeitung anfallen, jeweils einzeln schriftlich festgehalten werden. Dieser Schritt führt nicht nur zu einer höheren Transparenz, sondern bringt auch den Vorteil mit sich, dass Mitarbeiter sich besser orientieren können. 

Berücksichtigung der Digitalisierung

Die Auswirkungen der Digitalisierung müssen bedacht werden, wenn es um Veränderungen bei unternehmensinternen Prozessen geht. Grund hierfür ist, dass der Einsatz von digitalen Tools zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen kann. Das gilt auch für die Auftragsabwicklung. Hier können entsprechende Softwarelösungen dafür sorgen, dass sowohl der Aufwand als auch die benötigte Zeit, um bestimmte Arbeitsabläufe durchführen zu können, deutlich sinkt. Digitale Lösungen können in vielen verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen und die Auftragsabwicklung erheblich verbessern. 

Ein Beispiel hierfür besteht in der automatisierten Kontrolle von eingegangenen Zahlungen. Dies ist möglich, wenn Unternehmen digitale Rechnungen schreiben, die von Softwares kontrolliert werden können. Auf diese Weise kann Zeit eingespart werden, was sich wiederum positiv auf die Durchlaufzeiten auswirkt. Daten lassen sich an zentraler Stelle innerhalb des Systems abspeichern, sodass beteiligte Mitarbeiter diese bei Bedarf zu jeder Zeit einsehen können. Dies kann die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen signifikant verbessern und die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem wirkt sich die digitale Rechnungsstellung positiv auf den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens aus. 

Feedback- und Kontrollmechanismen

Nachdem Unternehmen im Rahmen der vorherigen Schritte sowohl Schwachstellen ausfindig gemacht und behoben als auch stabile Prozesse etabliert und digitalisiert haben, ist ein wichtiger Schritt hin zu einer effizienteren Auftragsbearbeitung bereits getan. Allerdings endet der Prozess an dieser Stelle nicht. Vielmehr handelt es sich um einen dauerhaften Prozess, da sich die Abwicklung von Aufträgen in der Regel kontinuierlich verbessern lässt. Grund hierfür ist, dass auch die neu aufgesetzten Prozesse unter Umständen nicht so effizient sind, wie sie es sein sollten. Zudem kann der technologische Fortschritt dafür sorgen, dass die Digitalisierungsmaßnahmen in Zukunft veraltet sind und die Prozesse somit neu aufgesetzt oder entsprechend optimiert werden müssen. Dementsprechend ist es empfehlenswert, die bestehenden Prozesse regelmäßig zu überprüfen und sich Feedback von den beteiligten Mitarbeitern einzuholen. 

Weiteres in der Rubrik Sonstiges und auf der Seite Sonstiges in und um München.